Hankintojen hallinnan

Projektit yleensä tarvitse kamaa: palvelimet, ohjelmistot, aiheen asiantuntijoita, pizza, jne. Ja ostaa kaikki tämän tavaraa, sinun täytyy käydä läpi hankintaprosessi. Se on vain hieno tapa sanoa, sinun täytyy noudattaa joitakin sääntöjä ja menettelyjä, organisaatiosi saada asioita, joita et tarvitse täyttää projektin.
Well, duh.

Joissakin järjestöissä missä olen kuullut, projektipäälliköt voivat viettää vapaat kädet jopa 10.000 dollaria kaikista ostoista joita he tarvitsevat. Muilla, vähemmän hauskoja järjestöjen, projektipäälliköt voi ostaa limsa ilman tilintarkastajan lupaa.

Joten missä olet? Haluatko saada ostaa, osta, osta, vai onko jokainen ostaa katsotaan, punnitaan, ja meditoi on ennen kuin joku saavuttaa ja lompakon? Joko Shop joitakin ohjeita kannattaa harkita.
Todella olemassa.

Suunnittelu ostopäätöstä

Kaikki ostot vaatia jonkin verran suunnittelua. Intensiteetti suunnittelussa on merkitystä hankinta tehdään. Teet tämän jo, eikö? Jos olet asentamassa uutta tietokoneen osan, voit tarkastella kaikkia toimintoja, että laitteisto pitäisi olla, ostoksia noin vähän ja hinnat, ja sitten nähdä miten paljon projektin tai organisaatio voi käyttää (tai on valmis maksamaan ).

Suunnittelu hankinta käsittää yli ikkunashoppaillaan. Ajattele niin, takaisin alkua hankkeita, jotka tarvitaan hankinnat. Varhaisessa vaiheessa projektin suunnittelua, se oli helppo tunnistaa ne asiat tai palveluja, sinun piti ostaa hankkeen onnistumisen. Koska hanke edennyt "hätätilanteissa" ilmestyi, vaaditaan voit ostaa lisää tavaraa: kaapelit, ohjelmistot, muut laitteet, työkalut, koulutus, spagetti kastike riippumatta. Joten Miten edetä saada tämä kaikki jutut? Kävitkö hallinta, hattu kädessä, ja vetoavat teidän tapauksessa sinun kaivattua spagetti kastike, tai ette kaivaa hankkeen menoja rahasto?

Miten te sisu jokseenkin ostovoima riippuu rakenteesta omassa organisaatiossa. Se on vaikeaa, ellei mahdotonta, määritellä yleistä lähestymistapaa hankintoihin. Kaikki, jokainen organisaatio, on erityinen lähestymistapa hankintoihin. Tarinan opetus? Noudata sääntöjä. Kun tiedät säännöt, miten hankkia, niin voit pelata peliä.

Gettin 'to Gettin'

Tiedän paljon ihmisiä, jotka haluavat käydä ostoksilla. Yksi henkilö (joka on vielä nimetön, mutta hänen nimikirjaimet ovat LISA) suunnitelmia hänen lomat perustuu ostoskeskukset lähellä hänen hotelli. Hän ostaa ylimääräinen paikka lennolla kotiin, vain tehdä kaikki hänen uudet kengät ja hienoja vaatteita.

Projektipäällikkönä, et voi mennä hankkeen ostoksilla vain siksi, että kengät ovat myynnissä. Vaikka suhdanteet ovat hyvät, ne eivät aina auttamaan hankkeen hankkia asioita, joita se tarvitsee päästä projektin sulkemiseen.

Ei ole mitään parempaa kuin löytää myyntiin laitteisto tai ohjelmisto, projekti tarvitsee, mutta tiedän, että vain ole niin tekniikan ja hankintojen yleensä toimii. Meidän on myymälä, vertailla, arvioida, ja lopulta yskä jopa rahaa saada, mitä hankkeita on.
Mutta tässä on joitakin KTM 101 sinulle: Hinnat vaikuttavat kysyntään ja tarjontaan, vireillä olevat muutokset, ja muut tekijät, valtion säännöksiä koko taloudelle.

Voin kuulla vielä kerran: Höh.

Mutta katsonut, että "duh" hetkeäkään. Kolme erityiset edellytykset vaikuttaa siihen, miten paljon maksat asioita projektin tarpeisiin:

Ainoa tietolähde. Tässä kunnossa, saat todennäköisesti maksaa paljon rahaa. Ainoa keino on vain yksi pätevä myyjän markkinoilla. Tämä on kysynnän ja tarjonnan parhaimmillaan. Jos hanke on Cisco CCIE-sertifioitu konsultti, joka on myös osattava ohjelman COBOL, puhuvat espanjaa, ja keitä spagetti enintään neljäkymmentä henkilöä, ja on elettävä paikallisten teidän yritykselle, jotka ovat noin korkeat vaatimukset, you'll todennäköisesti joutuvat maksamaan korkeampia dollarin tämän asiantuntijan kuin keskimääräinen spagetti-keitto hakata.
Yhdestä lähteestä. You're in love. Kun on olemassa yksi lähde tarjoaja, organisaatiosi haluaa työskennellä tässä palvelussa, vaikka muut palveluntarjoajat voivat olla halvempia ja sopivampia. Vaarana on, että yksi lähde tarjoaja voi tietää kiinnitys ja hyödyntää tilannetta. Tai saada välinpitämättömästi sitoutumisesta laatuun. Tai konkurssiin. (Tai sitten ei.)
Oligopoli. Tämä on vain hauskaa sanottavaa. Try it: Oh-League-AH-Polly (kuulostaa monopoli). Tämä markkina-ehto tarkoittaa, että on olemassa niin vähän tarjoavat tietyn tuotteen tai palvelun, että tapahtumia, toimia tai olosuhteita yhden myyjän vaikuttavat tapahtumia, toimia tai olosuhteita muiden myyjien. Esimerkkejä: Lentoyhtiöiden hinnat, öljyn hinta, laitteiston kustannukset, tai mahdollisesti saatavuus spagetti-keitto, COBOL-ohjelmointi CCIEs asuvat lähistöltä.

Cash ja vähenevän tuoton laki

Yksi suosikkini talouden lait on vähenevän tuoton laki. Se on perus kamaa ensi silmäyksellä, mutta todella vaivaamaan projektipäällikön, jos hän ei ole varovainen. Tiedän, että olet perehtynyt vähenevän tuoton laki, mutta se mies Sheboygan on käsittelyssä, joten anna minun auttaa häntä ulos.

Kuvittele, että olet vehnäpellolla. Odota, hän on peräisin Sheboygan. Kuvittele, että sinulla on maissin alalla, ja tiedät, että voit saada 100 kuorma maissin pois alalla. Se on kaikkein maissi sinun ikinä pellolta. Tiedätte myös, että jos palkata 10 kaverit satoa maissi sinulle, he tehdä 2 päivää. Joten te syystä, että jos palkata 20 guys voit tehdä 1 päivä. Joten tämä on sitä, että jos palkata 40 työntekijää, kaikki maissi on korjattu puoli päivää, eikö? Ehkä, mutta jos jatkat lisätä työntekijöiden alalla, muutamia asioita tapahtuu:

Sinun tuotto-100 kuorma maissi-pysyy samana riippumatta siitä, kuinka nopeasti satoa maissi.
Sinun tulos heikkenee, koska joudut maksamaan kaikki ne työntekijät satoa maissi sinulle. Jossain vaiheessa, ehkä jopa ylösalaisin kannattavuuteen, koska kustannuksella työn.
Työntekijöiden tulee itseään vastaan, koska he alkavat saada toistensa tavoin.

Joten miten tämä kaikki maissia liittyvät IT-hankkeeseen?

Vastaus on tietenkin, että et voi eksponentiaalisesti lisätä työvoiman saada hankkeen tehdä nopeammin. Ja vain siksi, että lisäät työ ei tarkoita, että hanke saa tehtyä nopeammin. (Oletko koskaan ollut kaksi ohjelmoijia, kaksi järjestelmää insinöörien, tai jopa kaksi espanjankielisten, spagetti-keitto, COBOL-ohjelmointi CCIEs kiistellä siitä, miten tehtävä olisi valmis? Väite voi mennä vuosia ennen kuin työ todella pääsee alkuun. )

Mutta vähenevän tuoton laki koskee myös teknologiaa ostamaan. Oletko koskaan ostanut sovellus, joka oli niin täynnä ominaisuuksia, että kustannuksia ja aikaa oppimiseen hakemus on enemmän kuin palaa käytät sovellusta? Tai oletko koskaan asentanut massiivisen powerhouse tulostuspalvelin, jossa monet piirteet OS mennä huomiotta? Tai maxed pois RAM kannettavalla tietokoneella, joka on vain käytetty PowerPoint-esityksiä ja solitaire?
Kun kyse on IT-laitteista, kuten työ, projektipäälliköt tulisi hankkia vain mitä tarvitaan, eikä Max, että budjetin avulla.

Rakentaa tai ostaa?

Ah, yksi suuri perustelut kaikkien aikojen. Pitäisikö meidän ostaa vai pitäisikö meidän rakentaa sitä? No, se luultavasti ole kovin suuret ja väite, mutta olen varma, että olet ollut noin kiivaita keskusteluja arvon molemmin puolin keskustelua. Jos ei, aloitetaan nyt.

Joskus, halusimmepa sitä tai emme, se on kustannustehokkaampaa käyttää rahaa ja maksaa joku muu rakentaa asia sinulle. Miksi? Sinun miehistö on kiire tehdä muita töitä, heillä ei ole toimivaltaa rakentaa mitä tarvitset, tai organisaatiosi ei halua ottaa sitä riskiä, luoda asia-talossa. Erät syistä.

Muina aikoina, esimerkiksi kun projektiryhmä on oleskelu-yritys altaalla siemaillen Pinot Noir ja eväs on spagetti, niin paras tapa on laittaa ne takaisin töihin rakentamassa jotakin. Uudelleen, on paljon syitä, joiden vuoksi se voi olla parempi rakentaa vai ostaa, tai toisinpäin.

Mutta joskus se on puhtaasti hinta päätös. Täällä on paljon: Sanotaan, että jos organisaatio rakentaa ohjelmiston osa, sen saat maksaa 45.000 dollaria luoda ja sitten 4500 dollaria kuukaudessa tukea. Nyt, myyjä sanoo, he vain laskuttaa 23.000 dollaria rakentaa alkuperäistä tuotetta, mutta he tarvitsevat 6.500 dollaria kuukaudessa tukea sitä osaa käsitellä.

Hmmm ... joten mitä projektipäällikkö tehdä?

Math.

Näin se toimii: Ota rakentaa mahdollisuus 45.000 dollaria ja vähennä myyjän tarjous on 23000 dollaria. Ero on 22000 dollaria. Nyt kuukausittain tuen palkkiot myyjän, 6500 dollaria, ja vähennä teidän vähemmän sisäisiä maksuja on 4500 dollaria. Ero on 2000 dollaria.

Nyt Drum roll Please, jakaa alkuperäinen out-of-pocket kustannuksella ero 22,000 dollaria, jonka kuukausittaisen tuen maksujen ero on 2000 dollaria ja saat 11.
Yksitoista mitä?

No, 11 Blackjack tarkoittaa tuplata. Tässä se tarkoittaa, että voit maksaa out-of-pocket kulut luoda ohjelmisto-talo 11 kuukautta. Niin, Kopernikus, jos ohjelmiston luomista olemassa vähemmän kuin 11 kuukautta, vuokraus myyjä tekemään työn puolestasi. Jos ratkaisu on noin pidempi kuin 11 kuukautta, ja hinta on ainoa tekijä, rakentaa ohjelmiston itse.

Ottaminen sopimuksesta

Sopimukset ohittaa kaiken: lupauksia, sähköposti, salaisia kädenpuristuksia. Niin kauan kuin ne eivät sisällä laitonta toimintaa, sopimukset tukevat Yhdysvaltain oikeusjärjestelmässä. Sopimus on mikä tekee paljon paljon.

Päästä sopimuspuolen toiminta, sinun täytyy luoda hankinta-asiakirjat. Alkuperäinen asiakirja on yleensä selvitys työstä (SOW), jossa kuvataan asia tai palvelu, jonka haluat ostaa. SOW annetaan myyjille tarjouspyynnössä (IFB), joka luultavasti tunnetaan myös nimellä pyytää tarjouksen (Tarjouspyyntö). IFB ja RFQ ovat periaatteessa sama asia, ja keskitytään vain hinnan, ei ideoita.

Request for proposal haluaa hinta, mutta myös ehdotuksia ja ajatuksia siitä, miten hankkeen työtä olisi tehtävä. Ehdotukset ovat enemmän kuin vain kustannuksia, they're hieman neuvoa myyjältä.

Suurissa dollarin sopimukset, saat todennäköisesti isäntä tarjoajien konferenssi, jossa kaikki myyjät, jotka haluavat luoda ehdotuksen tai tarjouksen tapaa sinua heti ja kysyä kysymyksiä kertaa. Tämä asennus takaa, että kaikki myyjät ovat samat tiedot, joiden perusteella hinnat ja ehdotuksia.

Kun teet päätöksen, joka myyjän käyttöön, voit käydä läpi neuvotteluissa, jotka johtavat sopimukseen. Sopimus-tyypin valinta voi myös neuvotella, mutta yleensä tyyppistä työtä tai tavaroiden hankintaa määräävät tarvittaessa sopimuksen mukaan.

Bring Your Lompakko

Hankinnat, öh, suuryrityksiä. On paljon yksityiskohtia hankintojen suunnittelun, luomisen ja hankinta-asiakirjat, tarjouksen konferensseja, ja toimeksiantaja työn. Kaikki organisaatiot ovat niiden lähestymistapa hankintoja ja sopimuksia. Te, projektipäällikkö, on ymmärrettävä organisaation lähestymistapaa ja noudata sääntöjä saada tavaraa tarvitaan.

Nyt, jos sinulle anteeksi, minun espanjankieliset, CCIE-sertifioitu, COBOL ohjelmoija on spagetti valmiina. Ja minun täytyy maksaa laskun.

Alla on lueteltu lisää artikkeleita, jotka liittyvät edellä artikkelin "Project Management" artikkelin luokkaan.

Kiinnostuneet edellä artikkelissa "hankintojen hallinnan" ovat myös kiinnostuneita liittyviä artikkeleita alla: